Mange ledere er lite flinke til å gi eller motta tilbakemeldinger, noe som hemmer læring og utvikling i organisasjonen. Den gode nyheten er at tilbakemeldinger er noe vi kan trene oss opp til å mestre.
Vi vet, både intuitivt og fra forskning, at tilbakemeldinger er veien til en bedre bunnlinje, økt engasjement og bedre evne til å omstille organisasjonen til framtiden.
Vi vet også at vi gir for få tilbakemeldinger. Lederne vet det. HR vet det. Medarbeiderne vet det.
Likevel ser vi at mange ledere får tilbakemeldingene fra medarbeidere, andre ledere og sjefen bare en gang i året. Og da i et spørreskjema, som ikke alltid leder til lærende dialoger. Dialoger som viser nyansene og fører til en reell utvikling.
For å si det kort: Vi er ikke imponerte.
Hva er det egentlig vi er redde for? Det er ofte en mengde bekymringer rundt tilbakemeldinger, og vi hører det ofte fra ledere:
- «Det er ubehagelig – jeg liker det ikke». Vi har, som mennesker, forsvarsmekanismer som skal passe på oss når en ubehagelig tilbakemelding lurer i skyggene. Derfor er det ofte en naturlig respons å gå en lang omvei utenom. Undersøkelser viser derimot at de fleste heller vil ha korrekte tilbakemeldinger enn positive tilbakemeldinger. Ergo: Vi må lære oss å styre forsvarsmekanismene – slik at vi ikke er redde for å lytte og lære av de tilbakemeldingene vi får.
- «Jeg har ikke tid til å lykkes med de primære arbeidsområdene mine – og samtidig få/gi tilbakemeldinger på en skikkelig måte». Du har kanskje allerede hørt en leder si: «Hva andre tenker om min fremgangsmåte, og hva andre gjør på sine ansvarsområder – må de ta ansvar for selv». Underforstått: «Tilbakemeldinger er ikke en del av jobbeskrivelsen min, og ikke noe jeg bør prioritere som en del av driften». Dette kaller på en forventningsavstemning i organisasjonen om hva en ledelsesoppgave egentlig handler om. Finnes det en god leder i din organisasjon, en som gir og ber om tilbakemeldinger?
- «Jeg er redd for at det kan påvirke relasjonen vår». Konfliktsky ledere er svært utbredt i Skandinavia. Vi vil gjerne bli oppfattet som ordentlige og flinke. Kanskje kjenner du deg selv igjen i noen av disse trekkene. Men konflikter og uenigheter er faktisk med på å styrke samarbeidet, relasjoner og utviklingen, hvis man greier å snakke om dem. Øvelse gjør mester. Du må som leder ikke unngå å gi eller be om tilbakemeldinger – eller unngå å snakke om de tilbakemeldingene du nettopp har fått i et skjema med de som har gitt deg tilbakemeldingene. Det styrker relasjonene og fører til at du som leder blir tatt mer alvorlig. Når det er sagt, så vet vi at det kan være vanskelig å starte dialogen når man har sett tilbakemeldingene i en rapport. Spesielt hvis det er mye å jobbe med.
- «Jeg får ikke et ærlig svar likevel». Om du vil det eller ikke, så er makt, hierarki og konkurranse blandet inn i relasjonene du har. Det er faktisk helt korrekt. Men hvis det har vært uærlige svar tidligere – eller stillhet – så har du et større problem. Dine kollegaer kan ikke hjelpe deg med alt du har behov for å ha kjennskap til for å kunne lede opp, ned og i linjen. Gjør det naturlig å motta tilbakemeldinger for både medarbeidere og ledere, og jobbe med lærende tilbakemeldinger.
- «Jeg greier ikke å gi eller motta tilbakemeldinger». Du har kanskje gjort flere forsøk – men resultatet er en gordisk knute, som er umulig å knyte opp. Svært ofte fører denne frykten til at man ikke har lyst. Vi opplever at ledere gjerne vil – men ikke vet hvordan de skal gjøre det på en konstruktiv måte – eller så spenner dårlige opplevelser bein for ønsket om å forsøke igjen. Det må altså prøves ut nye måter – som må være vellykkede med en gang. Det er mulig!
Personlig og sosial forståelse kan trenes opp
Vi vet at mange ledere dessverre er dårlig trent i å gi og motta tilbakemeldinger.
Noen ledere har mer bruk for trening enn andre, siden vi har forskjellig kompetanse innenfor det intrapersonelle (selvinnsikt og selvkontroll) og interpersonelle (sosiale evner og det å kunne samarbeide med mange forskjellige typer mennesker).
Begge deler er sentrale for ledernes utvikling, og i bunn og grunn en forutsetning for en sterkere tilbakemeldingskultur i organisasjonen.
Mer konkret er det en rekke ting de fleste ledere bør øve på.
- Å skape det rette rommet. Tid, sted, anledning og øvrige rammer må velges med omhu for å sikre vellykkede tilbakemeldinger.
- Konfliktforståelse. Det er viktig å kunne ha en følelse av hvilket språk som trapper opp en konflikt, og hvilket språk som trapper den ned.
- Kommunikasjon. Tren på å formidle iakttagelser, opplevelser, tolkninger og forslag på en måte som støtter opp om læringen.
- Is i magen. Det viktigste en leder må trene på er å kunne ta imot kritiske tilbakemeldinger uten at man går i forsvarsposisjon.
Treningen inneholder både nye teknikker, og utprøvning av disse for å se andres reaksjoner. Det vesentligste er å at det ikke utsettes til spesielle anledninger, men prøves ut i hverdagen. Slik at det blir en helt naturlig del av den faste interaksjonen med sjefer, lederkollegaer og medarbeidere.
Dette kan man f.eks. øve på før og etter at resultatene fra spørreskjemaet har kommet. Etter den store presentasjonen, på teammøtet, eller ved at følger opp en reaksjon som du ikke forstod.
Treningen gjør at du som leder får forsvarsmekanismene dine under kontroll, og regelmessig tar sjansen på å gi eller be om tilbakemeldinger. Og dermed leder du med ditt eksempel.
Når du skaper en struktur rundt dine egne tilbakemeldinger, inviterer du også til en tilbakemeldingskultur, der du får løpende og gjensidige forventningsavstemminger – også som leder – noe som gjør organisasjonen mottakelig for læring.
Tilbakemeldinger til ledelsen, face-to-face, er ikke farlig. Det kan oppleves som farlig, og det også ha vært gjennomført noen feilslåtte forsøk, som skaper et inntrykk av at det aldri vil kunne la seg gjennomføre. Men det er mulig, hvis vi tar sjansen.
Lagt ut først i mediet Mandag Morgen den 24. mars 2021
 |
 |
Stephanie Semay bäckströmDirector,
|
Lærke Gelineck BergSenior Leadership Consultant,
|
