Kom igång med den feedback som gör dig till en bättre chef

Många chefer är dåliga på att ge och ta emot feedback, vilket hindrar lärande och utveckling i organisationen. Den goda nyheten är att feedback är någonting som vi kan träna upp oss på att behärska.

Vi vet både intuitivt och genom forskning att feedback är vägen fram till förbättrat resultat, ökat engagemang och bättre förmåga att anpassa organisationen efter framtidens krav.

Vi vet också att vi ger för lite feedback. Cheferna vet det. HR vet det. Medarbetarna vet det.

Ändå ser vi att många chefer får sin huvudsakliga feedback från medarbetare, ledningskollegor och chef en gång om året. Och det sker endast genom ett frågeformulär som inte alltid leder till samtal som man kan dra lärdomar från, och som belyser detaljer och leder till verklig utveckling.

Om vi ska fatta oss kort: Vi är inte imponerade.

Vad är vi egentligen så rädda för? Det finns flera olika saker som skapar oro gällande feedback, som vi ofta får höra från chefer:

• ”Det är obehagligt – jag gillar det inte.” Vi människor har försvarsmekanismer, vars syfte är att skydda oss, även när en obehaglig feedback väntar. Därför är det ofta en naturlig respons att undvika det. Men studier visar att de allra flesta hellre vill ha uppriktig feedback än positiv feedback. Alltså: Vi ska lära oss att kontrollera våra försvarsmekanismer – så att vi vågar lyssna och lära oss av den feedback som vi får.
• ”Jag har inte tid till att både lyckas med mina primära ansvarsområden – och få/ge ordentlig feedback.” Du har kanske även hört chefer säga: ”Vad andra tänker om mitt beteende – och vad andra gör med sina ansvarsområden – det får de själva ljuga och bråka om.” Underförstått: ”Feedback ingår inte i min arbetsbeskrivning, och är inte något som jag bör prioritera som del av den dagliga verksamheten.” Detta kräver att förväntningarna i organisationen utvärderas – förväntningarna om vad ledningsuppdraget egentligen går ut på. Är en bra chef i din organisation någon som ger och efterfrågar feedback?
• ”Jag är rädd för att det kommer att gå ut över vår relation.” Det finns många konflikträdda chefer i Skandinavien. Vi vill väldigt gärna uppfattas som ordentliga och duktiga. Kanske känner du igen några av de här egenskaperna hos dig själv. Men konflikter och oenigheter kan faktiskt stärka samarbetet, relationen och utvecklingen, om man hittar sätt att tala om dem. Och övning ger färdighet. Som chef får du inte undvika att ge eller efterfråga feedback – eller undvika att tala om den feedback som du nyss har fått i ett frågeformulär, med de personer som har gett dig den. Det stärker relationerna, och leder till att du som chef tas på större allvar. Med det sagt, vet vi också att det kan vara svårt att inleda dialogen efter att man har sett feedbacken i en rapport – särskilt om det finns mycket att jobba på.
• ”Jag får ändå inte ett ärligt svar.” Vare sig du vill det eller ej, så är makt, hierarki och konkurrens inblandat i dina relationer. Allt detta stämmer. Men om det tidigare har funnits oärliga svar – eller kanske även tystnad – så har du ett större problem. Dina kollegor kan inte hjälpa dig med allt det som du behöver veta för att kunna leda i olika riktningar. Gör det naturligt för både medarbetare och chefer att både få och arbeta med utvecklande feedback.
• ”Jag vet inte hur jag ska ge eller ta emot feedback.” Du kanske har gjort flera försök – men resultatet har blivit en gordisk knut som är omöjlig att knyta upp. Väldigt ofta orsakar detta rädsla, och man har inte lust att göra fler försök. Vår upplevelse är att chefer gärna vill – men inte vet hur de ska göra det på ett konstruktivt sätt – eller så har dåliga erfarenheter gjort att man inte vågar pröva igen. Så man måste alltså pröva nya tillvägagångssätt – och man ska känna att man nått framgång med försöket. Det är möjligt!

Personlig och social förståelse kan tränas upp

Vi vet att många chefer tyvärr är dåligt tränade på att ge och ta emot feedback.

Vissa chefer har större behov av träning än andra, eftersom vi har olika kompetenser inom det intrapersonella (självinsikt och självkontroll) och interpersonella (sociala färdigheter och att kunna samarbeta med många olika slags personer).

Båda delarna är viktiga för chefernas utveckling, som i slutänden är en förutsättning för en starkare feedbackkultur i organisationen.

Mer konkret så finns en rad olika saker som de flesta chefer bör träna sig på.

• Att skapa rätt inramning. Tid, plats, anledning och övriga ramar ska väljas med omsorg för att säkerställa lyckad feedback.
• Förståelse av konflikter. Det är viktigt att ha en känsla för hur språk både kan ha en eskalerande och avväpnande effekt på konflikter.
• Kommunikation. Träna på att kommunicera iakttagelser, upplevelser, tolkningar och förslag på ett sätt som främjar inlärning.
• Is i magen. Det viktigaste att träna sig på som chef är att kunna ta emot kritisk feedback utan att gå in i en försvarsposition.

Träning omfattar både att lära sig nya tekniker och att pröva dem, och se andras reaktioner. Det mest väsentliga är att det inte döljs och bara genomförs vid särskilda tillfällen, utan att det testas i vardagen, så att det blir en helt naturlig del av den fasta interaktionen med chefer, chefskollegor och medarbetare.

Man kan till exempel träna på detta före och efter resultaten från frågeformuläret har inkommit. Efter den stora presentationen, på teammötet eller genom att göra en uppföljning på en reaktion som du inte förstod.

Träning gör att du som chef får kontroll över dina försvarsmekanismer och regelbundet vågar nå ut och efterfråga feedback. Och på så vis föregår du med gott exempel.

När du skapar struktur kring din egen feedback, så inbjuder du även till en feedbackkultur, där man löpande gör ömsesidiga förväntningsavstämningar – även som chef – vilket gör att organisationen främjar inlärning.

Feedback inom ledningen som sker ansikte mot ansikte är inte farligt. Det kan upplevas som farligt, och man kan också ha gjort några försök som misslyckats – det kan verka som om det aldrig kommer att gå att genomföra. Men det kan det, om vi vågar.

Ursprungligen publicerat i dagstidningen Mandag Morgen den 24 mars 2021

Stephanie Semay bäckström Director, Leadership & Team Development	Lærke Gelineck Berg Senior Leadership Consultant, Leadership & Team Development