Få mer engagerade medarbetare med rätt feedbackfrekvens

Författare - Morten Henriksen. Executive Officer

Jag har haft många samtal med HR-ansvariga personer om hur ofta de ska efterfråga feedback från sina medarbetare.

Tekniskt sett går det att få feedback konstant.

Det är t.ex. meningsfullt undersöka hur nya medarbetare upplever det att börja arbeta i företaget medan de fortfarande har upplevelsen färsk i minnet. Många leverantörer – inklusive vi själva - erbjuder lösningar där den lokala chefen själv kan starta igång en lokal mätning för en specifik målgrupp.

De digitala möjligheterna har fått många att fundera på ifall de även kan dra nytta av att mäta engagemanget oftare. De flesta chefer och medarbetare upplever nämligen en vardag med många förändringar av både roller, uppgifter och organisation.

Därför testar vissa organisationer mycket frekventa, veckovisa eller t.o.m. dagliga engagemangsmätningar.

Målet är att fortlöpande följa upp de konsekvenser dessa förändringar får.

Problemställningen är utan tvivel verklig.

Men fler mätningar leder inte alltid till fler förbättringar.

Det avgörande är att medarbetarna i teamet själva arbetar med engagemanget. När de extra mätningarna understödjer detta, kan de stärka organisationen.

Mätningarna följs inte upp i teamet

I själva verket är det nämligen så att många team har svårt att följa upp de nuvarande mätningarna.

  • De för inte dialog om arbetsuppgifter, ramar, utveckling och samarbete
  • De når inte ända fram till att prata om framåtriktade åtgärder och initiativ
  • De stämmer inte av framsteg, ansvar och uppföljning

Du som HR-ansvarig kan inte eller ska inte ändra beteendet.

Du ska sätta ramarna, men i slutänden är det alltid medarbetarna och den lokala chefen som ska driva på förändringen.

Alltför många mätningar skadar engagemanget

Fler mätningar ger bara fler data som teamet ska förhålla sig till.

Det är helt enkelt inte meningsfullt att samla in mer data som varken cheferna, teamen eller verksamheten har tid att göra något åt.

Det finns nämligen inget som är mer frustrerande för medarbetare än att se sin feedback ignoreras av deras chef och kollegor. Och även dina chefer och medarbetare blir frustrerade över att inte hinna reagera på den feedback de får.

Dessa frustrationer kan med tiden luckra upp tilliten, arbetsglädjen och motivationen hos dina medarbetare.

Därmed riskerar du paradoxalt nog att de många möjligheterna till att ge feedback i stället skadar engagemanget hos dina medarbetare.

Ge medarbetarna arbetsro, men håll liv i deras glöd

Dina chefer och medarbetare ska först och främst diskutera resultaten och använda dem för att skapa förändring. Ingen extra mätning kan eller ska ersätta detta.

Vi kan jämföra det med att springa ett maratonlopp.

Då måste du ta på dig löparkläderna och ge dig ut på landsvägarna. Fysiska undersökningar och löpartest i sig hjälper dig inte att komma snabbare över mållinjen. De är till bra hjälp när du ska anpassa din träning och din utrustning, men du får inte ut särskilt mycket av att gång på gång prova vilka skor som passar din löparstil.

Du får det bästa resultatet genom att hitta fram till den optimala träningen i den första omgången. Därefter kan du utnyttja mätningar längs vägen för att säkerställa att du gör de nödvändiga justeringarna och även i övrigt håller dig på rätt spår.

På samma sätt är det de lokala teamens dialog och initiativ som är kärnan i att stärka medarbetarengagemanget. Att dina medarbetare rent faktiskt arbetar på att ändra deras beteende.

Mätningar kan understödja och bidra med fokus och framsteg. Min erfarenhet är att många initiativ och åtgärder tar tid att implementera, eftersom det handlar om människors beteende i vardagen.

Därför ligger lösningen inte i hyperfrekventa mätningar.

Däremot ska du ha fokus på att göra det möjligt för dina medarbetare att arbeta med resultaten. Uppföljande mätningar ska understödja insatsen och hålla arbetet på rätt spår.

Men allt för många mätningar stör processen och flyttar medarbetarnas fokus från det dagliga arbetet.

Tänk större än själva feedbacken

För att lyckas med dina initiativ måste du tänka större än bara mätningar. Du måste få klart för dig vad mätningen ska leda till.

Detta gör dig långt bättre rustad att besluta hur och hur ofta du ska mäta.

Men ännu viktigare är det faktum att det gör dig i stånd till att överblicka de resurser som krävs av dina medarbetare och lokala chefer samt ifall mätningen kan bidra på ett positivt sätt.

Här har jag samlat några frågor som du kan utgå ifrån.

Om du går igenom dessa överväganden innan du mäter, ökar du chansen för att din mätning faktiskt skapar värde.

  • Vad är syftet med mätningen?
  • Hur kommer mätningen att understödja lokala dialoger och initiativ?
  • Hur kommer du att stötta chefernas förberedelser och teamdialog?
  • Vilka initiativ ska mätningen leda till?
  • Hur kommer du att implementera förändringen?
  • Hur kommer du att stötta den lokala uppföljningen?

När du har klargjort dessa saker kan du genomföra mätningar som understödjer dialog, initiativ och uppföljning.

Mät varje kvartal

För många skapar fyra årliga mätningar av engagemang den bästa balansen mellan uppföljning och arbetsro. Vi har kunder som lyckas bra med två årliga mätningar. I det fallet är det viktigt att frågorna är anpassade efter processerna och de enskilda teamens utmaningar.

Vi erbjuder ett upplägg gällande det generella engagemanget där dina medarbetare ger feedback fyra gånger per år – det vill säga en gång i kvartalet.

engagement survey

Feedbackprocessen följer en cykel som består av en lite större årlig mätning som går på djupet samt en lite mindre mätning halvvägs genom året, som är anpassad till handlingsplanerna hos de enskilda teamen. Efter var och en av dessa mätningar görs en liten extra mätning, som fokuserar på teamets process och förbättringsarbete. Syftet med denna feedback är att hålla teamet på rätt spår i det konkreta arbetet.

På så vis slipper du det tröttsamma upprepandet av frågor och störningar av arbetet. Samtidigt säkerställer du en dynamisk och intelligent uppföljning, som låter dig följa utvecklingen.

Den största vinsten är att du stärker medarbetarnas arbete med resultaten. på så vis upprätthåller ni engagemanget och behåller fokus under hela året.

Morten Henriksen. Executive Officer
Författare

Morten Henriksen. Executive Officer

Morten har 15 års erfarenhet som konsult och rådgivare för några av Nordens största verksamheter – särskilt inom finans- och rådgivning. Han är vidare ansvarig för 5 konsultavdelningar i Ennova och har flera års egen ledarerfarenhet.