"Våra chefsteamsmöten fungerar inte riktigt. Vi lägger ner alldeles för mycket tid på att orientera varandra om affärsområden. Det är som att vi gör varandra sämre på dessa möten."
Så löd svaret från en direktör i en större dansk verksamhet när jag som upptakt till en utvecklingsprocess frågade om kvaliteten på mötena med verksamhetens chefsteam.
Och det är tyvärr inte ovanligt.
Jag har träffar otaliga chefsteam genom åren som besitter en fantastiskt stor men outnyttjad potential.
Resursstark grupp
I chefsgrupper finns det ofta betydande mänskliga resurser. Medlemmarna i chefsgrupper är oftast kompetenta, kloka och djupt ansvarskännande personer som brinner för sina uppgifter.
Det borde vara en enkel sak att få till effektiva chefsteam.
Chefer är bara människor
Vi glömmer bort något så enkelt som att ett chefsteam också bara är en grupp människor.
Därmed riskerar vi att förbise att chefsteam i likhet med alla andra grupper av människor behöver en tydlig uppgift att samlas kring för att fungera optimalt. Utan ett tydligt syfte blir de flesta grupper ineffektiva och mötena riskerar i bästa fall att bli slöseri med tid - som i det exempel som jag inledde med.
I värsta fall kan resultatet bli rivalitet, konflikter och konflikt bland cheferna.
Fokuserade chefsgrupper drar åt samma håll
I Transformation Services är en av våra viktigaste uppgifter att stötta organisationer under tiden efter deras genomförda undersökningar, så att mätningarna omvandlas till konkreta förbättringar. Av den anledningen var jag på besök hos en verksamhet som just hade genomfört en 360-graders chefsundersökning. I ett samtal med VD:n talade vi just om hans chefsteam och han återberättade en upplevelse som illustrerar detta på ett lysande sätt:
"När vi genomgick den stora förändringsprocessen förra året, hade mitt chefsteam riktigt bra möten. Vi fick uträttat massor och det var som att vi alla drog åt samma håll. Men när den stora förändringsprocessen var över, är det lite som att vi återigen kämpar med att få ut något av våra möten. Vi är tillbaka i de gamla gängorna igen ..."
Chefsteamets tydliga uppgift bör inte bara vara att utveckla verksamhetens vision, uppdrag och strategi. Det gör cheferna redan och det är de duktiga på.
Den tydliga uppgiften ska vara den speciella uppgift som endast kan lösas av just chefsteamet. Med andra ord måste ni ställa er själva frågan:
Vad är det som vi kan tillföra till organisationen, som inga andra än vi kan tillföra?
Tillbaka till VD:n ...Därefter samtalade vi om gruppers behov av att ha en tydlig uppgift och om hur en sådan ju hade funnits under den stora förändringsprocessen. VD:n började fundera över vilka särskilda möjligheter hans chefsteam hade för att bidra till organisationen. Snabbt stod det klart att det framför allt var en sak som var viktig. Nämligen att använda chefsteamet för att utveckla ledarskap!
Chefsteamet är den plats i organisationen där man kan utveckla ledarskap på bästa sätt
Chefer som står med rykande färska resultat från antingen engagemangs- eller chefsmätningar (360) har en unik chans att utveckla sitt eget ledarskap. De har fått färsk och konkret feedback och tips på de viktigaste prioriterade utvecklingspunkterna som de kan arbeta vidare med. Detta medför ofta att de är starkt motiverade att prata om, förstå och reflektera över ledarskap.
Det VD:n kom på under vårt samtal var att man i organisationen saknade ett forum där man kunde fokusera på chefernas utveckling efter undersökningen. Visst hade man avsatt tid för samtal mellan VD:n och de chefer som fått resultat från en undersökning. Men VD:n hade sju chefer att samtala med och en upptagen kalender.
Det som blev tydligt för honom var alltså att han genom att göra ledarskapsutveckling till en huvuduppgift i chefsteamet, både kunde skapa goda förutsättningar för chefernas utveckling och säkerställa att chefsteamet kom att lösa en uppgift som inte hade kunnat lösas någon annanstans i organisationen.
Sätt ledarskapet på dagordningen i chefsteamet
Det genomgående argumentet i detta inlägg är att chefsteam i likhet med andra grupper har behov av en tydlig uppgift för att fungera optimalt. Ett exempel på en lämplig sådan uppgift är ledarskapsutveckling och en självklar anledning är tiden efter en genomförd medarbetar- eller chefsundersökning.
Genom att låta chefsteamet arbeta med mätningar och ledarskapsutveckling kan ni skapa bättre förutsättningar för att chefsteamet ska kunna utnyttja mer av sin stora potential. Motorn smörjs alltså, så att sportbilen kan prestera som en sådan.
Så här arbetar du med ledarskap i chefsteamet på ett smidigt sätt
Det ligger i sakens natur att det finns många sätt på vilka man kan utveckla ledarskap i ett chefsteam. Om du är ivrig att komma igång med att använda chefsteamet för att utveckla ledarskap i samband med en mätning, kan du till exempel prova att avsätta tid under nästa chefsteamsmöte till att varje chef får dela med sig av sina egna reflektioner över den återkoppling han eller hon fått gällande sitt ledarskap.
En idé kan vara att strukturera upp de individuella reflektionerna enligt följande:
- Varje chef inleder med att dela med sig av sina övergripande reflektioner gällande den återkoppling som han eller hon har fått.
- Därefter formulerar varje enskild chef ett personligt ledarskapsmässigt utvecklingsmål som kompletteras av ett konkret exempel på ett sammanhang där det verkligen märks vad det är som chefen vill utveckla.
- Efter det får chefen möjlighet att formulera en reflektionsfråga i förlängning av sitt utvecklingsmål, som de andra cheferna sedan ska fungera som bollplank för.
- Så fortsätter man tills alla har sagt sitt.
En förutsättning för att detta ska lyckas är att stämningen i teamet är tillräckligt trygg för att cheferna ska våga föra fram sina egna utvecklingsönskemål och tvivel.
Den potentiella vinsten är emellertid stor och det visar sig ofta att man med en relativt blygsam insats (några avsatta timmar på ett chefsteamsmöte) både kan använda chefsteamet för att göra just det som inga andra i organisationen kan göra lika bra, nämligen att skapa förutsättningar för de enskilda chefernas individuella utveckling.
