Tilbakemeldinger er nøkkelen til fremgang

Forfatter - Agneta Saxeby. Engagement Manager

"Vi skal bli bedre til å kommunisere strategi og mål. Vi må heve ledelseskvaliteten, og lederne skal bli bedre til å gi tilbakemeldinger!" Dette er noe vi ofte hører fra virksomheter når vi diskuterer hva som er viktig for å få mer engasjerte medarbeidere som velger å bli på arbeidsplassen og utvikle seg. Det finnes uendelig mye forskning på sammenhengen mellom engasjerte medarbeidere og virksomheters økonomiske resultat. De fleste ledelsesgrupper forstår at det er viktig. Den store utfordringen ligger imidlertid i å finne de riktige verktøyene for å få de til å lykkes.

I høst skrev jeg en artikkel. Her stilte jeg spørsmålstegn til hvorvidt det finnes en universell formel som sikrer arbeidsglede, ledelseskvalitet og læring i en tid hvor forandring er normen. Hver femte svenske søker aktivt etter ny jobb, og den svenske ledelsen er middelmådig i global sammenheng.
Den røde tråden er uklarhet i alle ledd. Uklarhet med tanke på å forstå virksomhetens strategi og mål, uklarhet med tanke på hva lederens rolle er, og uklarhet når det kommer til hva som forventes av den enkelte medarbeider.

Men finnes det en universell formel? Finnes det noen magiske nøkler vi kan bruke for å åpne opp problemenes dører? Svaret mitt er ja. En av nøklene er effektiv kommunikasjon.
En effektiv intern kommunikasjon bidrar til engasjerte medarbeidere som forstår og arbeider i tråd med de overordnede mål og strategier, medarbeidere som gir fornøyde kunder og bidrar til virksomhetens økonomiske resultat.

Men for å lykkes med den interne kommunikasjonen, må vi begynne å tenke over hvordan vi gir tilbakemeldinger. Tilbakemeldinger er nemlig et av de viktigste kommunikasjonsverktøyene. Det kan brukes for å identifisere styrker og svakheter, utvikle ledere og medarbeidere, og til å løse problemer.

Uten tilbakemeldinger blir kommunikasjon bare informasjon

Hvordan henger intern kommunikasjon og tilbakemeldinger sammen? La oss begynne med hva kommunikasjon betyr. "Kommunikasjoner utveksling av tanker og idéer mellom mennesker for å oppnå forståelse." Kommunikasjon er altså en dialogsom sikter på å oppnå en felles forståelse.

For å være sikker på at man har forstått, kreves det en form for avspeiling av budskapet. Det er her tilbakemeldinger kommer inn i bildet. Tilbakemeldinger er enkelt sagt en dialog mellom mennesker som avspeiler hvordan en person ser på en annens adferd eller prestasjon. Tilbakemelding er derfor grunnleggende for å skape en effektiv toveiskommunikasjon. Uten tilbakemelding blir kommunikasjon kun informasjon.

Tilbakemelding er derfor hovedkomponenten i kommunikasjonsprosessen, fordi den gir avsenderen muligheten til å analysere effekten av budskapet. Det hjelper avsenderen med å sikre at mottakeren har tolket budskapet korrekt. Derfor er tilbakemelding en nødvendig bestanddel i kommunikasjonen for å skape forståelse.

Tilbakemelding er nødvendig for å lykkes med intern kommunikasjon

I mange tilfeller sees intern kommunikasjon som et budskap som sendes fra øverste ledelse nedover i virksomheten, via ledere til medarbeidere. Men ofte handler disse tilfellene bare om informasjon, og ikke kommunikasjon. Hvis vi vil at medarbeiderne skal forstå formålet med det som "kommuniseres", må vi starte med å forklare "hvorfor", samtidig som vi lytter til ledernes og medarbeidernes refleksjoner. Først da vet vi om budskapet er riktig forstått.

Å fokusere på tilbakemeldinger i den interne kommunikasjonen sikrer en felles forståelse av budskapet. Det gir også ledere og medarbeidere et ansvar for å reflektere og føle seg involverte til å ta et medansvar.  

I et hurtig skiftende arbeidsliv, er tilbakemeldinger nødvendig for å skape et godt arbeidsmiljø, der medarbeiderne føler seg involverte i forandringene, og for å skape forståelse og trygghet. Det gir medarbeiderne mulighet til å bidra med idéer og skape et innovativt miljø som utnytter medarbeidernes kunnskaper og ferdigheter.

Lederen har en viktig rolle

Den viktigste kommunikasjonskanalen er derfor lederne. De er nærmest sine medarbeidere i det daglige, og det er deres oppgave å lykkes med å få overordnede strategier og mål omsatt til forståelige og operasjonelle delmål. Medarbeideren må forstå "hvorfor", hvilken verdi det har og hva som kreves for å bidra til fellesmålene. Dessuten er det lederne som er best til å forklare hvordan arbeidsoppgavene henger sammen med virksomhetens strategiske målsettinger.

Det handler om å se tilbakemelding som effektiv lytting, der man får svar på om medarbeiderne har forstått, og som samtidig signalerer at deres innspill er viktige. Det i seg selv skaper motivasjon og deltakelse. Tilbakemelding er en av hjørnesteinene for utvikling, og er også en form for læring som bidrar til mer motiverte medarbeidere. De opplever nemlig å bli sett, de føler at jobben deres er betydningsfull, og det føles godt å gå på jobben.

For ledelsen er det derfor viktig å konkretisere formålene med kommunikasjonen, og hva som forventes av lederne. Det handler om å ha ledere som fungerer som ambassadører. Det innebærer at virksomheten må satse mer på å utvikle ledelsesevnene deres.

Dette er en stor utfordring, men med potensielt store gevinster for virksomhetene. Ved å bruke tilbakemeldinger aktivt, kan virksomheten skape suksess gjennom en effektiv intern kommunikasjon! Hvis det skal lykkes, må den røde tråden være klarhet i alle ledd. Klarhet omkring forståelsen av virksomhetens strategi og mål, klarhet rundt lederens rolle og klarhet med tanke på hva som forventes av hver enkelt medarbeider. Dét er nøkkelen til fremgang.

Agneta Saxeby. Engagement Manager
Forfatter

Agneta Saxeby. Engagement Manager

Agneta jobber hovedsakelig med rådgivning av ledergrupper, HR og sjefer for å hjelpe dem i å utvikle virksomhetene deres. Med over 15 års erfaring som konsulent, vil Agneta dele sine erfaringer her på bloggen.