Just nu står många verksamheter inför en återetablering av arbetsplatsen när hemskickade medarbetare kommer tillbaka – nu med nya vanor och ännu tydligare preferenser och behov i arbetslivet än förr. Många av verksamheterna som vi är i dialog med hos Ennova har redan fastställt nya arbetsramar, medan andra håller på eller just ska börja. Oavsett var ni är i processen, är tydlig kommunikation, flexibilitet och inkludering av medarbetarna avgörande för hur ni lyckas åstadkomma optimala ramar i framtiden.
Just nu blickar vi fram mot ett nytt kvartal då det på flesta arbetsplatser finns utsikter för att medarbetarna fysiskt kan komma tillbaka till arbetsplatsen. Efter en lång period med en annan, ny organisering av arbetsdagen och sättet som arbetsuppgifter blir lösta på, har skillnader och individuella preferenser på allvar hamnat i förgrunden och blivit tydligare. Vi ser att medarbetarna blivit mycket mer medvetna om hur deras potential bäst utnyttjas i ett arbetssammanhang. Därför blir det svårt att tänka sig att medarbetarna återgår till en arbetsdag som liknar den de lämnade.
Vilken modell passar (bäst) för er verksamhet?
Väldigt många verksamheter har arbetat med att fastställa nya normer för deras framtida arbetsramar, och redan nu finns det väldigt många olika modeller för den verklighet som medarbetarna möter efter sommaren. Det kan vara det igenkännliga upplägget, en hybridmodell, en aktivitetsstyrd tillgång, full flexibilitet eller ett rent digitalt upplägg. Det är svårt att säga på förhand om det är rätt modell som redan valts eller ska väljas hos er.
5 olika vanliga arbetsmodeller
- Det igenkännliga: Medarbetarna återvänder till kontoret för en klassisk 8–16-vecka, som det var före pandemin. För några kommer det ge en trygghet att komma tillbaka till något igenkännligt, men det kräver att alla medarbetare kommer tillbaka, vilket kanske kan vara svårt att tänka sig för alla medarbetartyper.
- Hybrid: Flera verksamheter har aviserat en hybrid lösning. Dessa modeller har hittills varit de mest vanliga och föredragna eftersom de ger flexibilitet när det gäller att arbeta både från arbetsplatsen och hemifrån. En hybridlösning kan dock se väldigt olika ut från verksamhet till verksamhet.
- Hybrid _ fastställd: En fastställd delad arbetsvecka där det går att arbeta hemma ett bestämt antal dagar och där resten av arbetet ska ske på arbetsplatsen. Det kan vara en mycket klassisk modell med två dagar hemma och tre dagar på arbetsplatsen.
- Hybrid _ aktivitetsstyrd: En aktivitetsstyrd hybridmodell, där medarbetarna besöker kontoret när de behöver samarbeta och där kontoret i högre grad fungerar som en social knutpunkt – den plats folk beger sig till för att mötas, socialisera och arbeta tillsammans. Medarbetarna har ingen fast kontorsplats och vi ser därför att antalet arbetsstationer minskat betydligt jämfört med tidigare. Denna modell ställer däremot krav på en aktivitetsbaserad inredning av de fysiska ramarna.
- Fullt flexibel/digital: Medarbetarna har mycket flexibilitet och kan i hög grad strukturera arbetsdagen fritt. De kan arbeta hemifrån – eller från var de vill – och direkt när det passar in i deras vardag.
Oavsett var ni befinner er i processen finns det vissa saker som ni med fördel bör lägga fokus på för att etablera de bästa arbetsramarna, som både förenar verksamheten och medarbetarnas nya arbetsvanor och ökade medvetenhet om de egna preferenserna.
Kommunicera och fastställ tydliga spelregler
Om ni inte redan har gjort det är det viktigt att ni ser till att verkligen klargöra för medarbetarna vilka arbetsramar de kan förvänta sig från och med nu.
Medarbetarna behöver trygghet, stämma av förväntningar och få klarhet, vilket en tydlig kommunikation kring valet av arbetsmodell och varför den valts kan främja. Var tydliga och berätta varför prioriteringen och arbetsramarna ser ut som de gör. På så sätt kan ni minska risken för att medarbetarna känner frustration och osäkerhet för att de inte vet vad de kommer möta och kan förvänta sig från och med nu.
Det är mycket viktigt med tydliga riktlinjer så medarbetarna känner till och förstår spelreglerna i den nya vardagen. Ju mer detaljerade riktlinjer ni kan dela med era medarbetare, desto lättare kommer det vara för dem att vara medarbetare.
Acceptera att det kommer ta tid
Det är väsentligt att acceptera att det förmodligen kommer ta tid för de flesta verksamheter att komma fram till hur de framtida arbetsramarna exakt ska se ut och vad det bästa upplägget är hos er. Era medarbetares preferenser och behov ska självklart helst avspeglas i de ramar ni sätter – och samtidigt ska det råda en balans där affärsvillkoren respekteras, så er verksamhet fortsatt har leveranskapacitet, kan prestera på marknaden och infria verksamhetsmålen.
Det är viktigt att komma ihåg och acceptera att det är få verksamheter som hittar en modell som kommer passa alla medarbetares nya vanor, preferenser och behov till 100 procent. Det kan finnas medarbetare på samma arbetsplats som vill ha full flexibilitet, medan andra är glada över att komma fysiskt tillbaka på arbetsplatsen. Vi ser därför att det har varit - och fortfarande är -mycket svårt för den enskilda verksamheten att hitta ett upplägg som gör alla medarbetare nöjda, vilken återigen gör kommunikationen väldigt viktig.
En inkluderande kultur är viktig för att behålla medarbetare och attrahera nya
Vår klara rekommendation är att ni bör involvera medarbetarna så mycket som möjligt om ni vill underlätta en reboardingprocess och fastställa en arbetsmodell som fungerar som avsett. Under det senaste året har medarbetarna blivit alltmer medvetna om var och hur de presterar bäst när de ska lösa arbetsuppgifter, och det rekommenderar vi att ni lyssnar på - det drabbar intäkterna och resultatet när du glömmer dina medarbetare.
Att lyssna på era medarbetare och ha förståelse och respekt för olika behov och preferenser blir en avgörande faktor för verksamhetens attraktionskraft och förmåga att behålla medarbetare framöver. Därför är det också extra viktigt att inkludera era medarbetare när ni gemensamt från och med nu ska ta fram de nya, optimala arbetsramarna i verksamheten.
Ha en plan för att återetablera det kollegiala samarbetet
När medarbetarna har varit fysiskt åtskilda under så lång tid som många har varit i sammanhanget, har det oundvikligen en effekt på relationerna och förmågan till samarbete och sättet det sker på. De virtuella relationerna har för flera medarbetare de senaste 1,5 åren varit de primära, eller enda, relationerna under arbetsdagens gång.
Därför är det viktigt att HR (och ledningen) fokuserar på att samarbetsrelationerna återfinns och dammas av nu när ett fysiskt samarbete igen är verklighet för många.
Samarbetsrelationerna kommer till större del automatiskt stärkas och finputsats i takt med fler fysiska möten. För vissa kommer det ändå vara en stor utmaning att behöva återfinna det kollegiala samarbetet, och det finns kanske nya anställda för perioden som fortfarande har att se fram emot att möta sina kollegor utanför den virtuella världen.
För såväl nya som etablerade medarbetare kommer det vara till stor nytta att få hjälp på vägen med samarbetsrelationerna. Det vore optimalt att HR utarbetar en plan som stödjer medarbetarna i den processen, så det blir lättare att återetablera det kollegiala samarbetet mellan avdelningar. Här är tydliga spelregler helt avgörande, då dessa ska utformas olika beroende på valet av arbetsmodell. Oavsett modell är det väsentligt att ha klara förväntningar på att medarbetarna också själva ska ta ett ansvar och investera tid i denna återetablering.
Utvärdera och anpassa om nödvändigt
Vi kommer allesammans att bli klokare längs vägen, och därför kan det vara en bra idé att under hösten utvärdera huruvida era arbetsramar fungerar som tänkt. Som nämnts är det viktigt att acceptera att det högst troligt inte finns en modell för hur arbetsramarna ska se ut framöver som passar alla. Ni måste därför också förvänta er att behöva anpassa och eventuellt ta hänsyn till individuella behov efter de första erfarenheterna och reaktionerna som visar sig bland medarbetarna.
Svaren kommer med tiden
Ingen vet i nuläget vad som kommer vara det bästa upplägget och vilka arbetsramar som fungerar bäst för den enskilda verksamheten. Därför kan vi även förvänta oss att många verksamheter kommer prova, utvärdera och diskutera olika strukturer och modeller den kommande tiden för att komma fram till hur de nya normerna ska vara.
Hos Ennova sitter vi redan nu och förbereder undersökningar som kommer ge oss svar på vilka arbetsmodeller som har fungerat för de olika verksamhets- och medarbetartyperna och vilken betydelse det har för bland annat medarbetarnas engagemang, uppfattning om jobbet och arbetsbördan – och inte minst medarbetaromsättningen. Vi ser fram emot att mycket snart få mer kunskap om vad effekten av detta blir.
