Netop nu står mange virksomheder overfor at skulle genetablere arbejdspladsen, når hjemsendte medarbejdere vender retur – nu med nye vaner og endnu tydeligere præferencer og behov i arbejdslivet end før. Mange af de virksomheder vi er i dialog med hos Ennova har allerede defineret deres nye arbejdsrammer, mens nogle står midt i det eller først skal til at begynde. Uanset hvor I er i processen, er klar kommunikation, fleksibilitet og inklusion af jeres medarbejdere afgørende for, hvordan I lykkes med at få skabt de optimale rammer i fremtiden.
Lige nu kigger vi ind i et nyt kvartal, hvor de fleste arbejdspladser har udsigt til at medarbejderne kan komme fysisk tilbage på arbejdspladsen. Efter en lang periode med en anden og ny organisering af arbejdsdagen og måden, hvorpå arbejdsopgaver løses, er forskelligheder og individuelle præferencer for alvor trådt i forgrunden og blevet mere tydelige. Vi ser, at medarbejderne er blevet meget mere bevidste om, hvornår deres potentiale udnyttes bedst i en arbejdsmæssig kontekst. Derfor bliver det svært at forestille sig, at medarbejderne vender tilbage til en arbejdsdag, der ligner den, de forlod.
Hvilken model passer (bedst) til jeres virksomhed?
Rigtig mange virksomheder har været i gang med at definere nye normer for deres fremtidige arbejdsrammer og allerede nu findes der rigtig mange forskellige modeller for den virkelighed som medarbejderne møder efter sommeren. Det kan være det genkendelige set up, en hybridmodel, en aktivitetsstyret tilgang, fuld fleksibilitet eller et rent digitalt set up. Det er svært at sige på forhånd, om det er den rigtige model, der allerede er valgt eller vælges hos jer.
5 forskellige typiske arbejdsmodeller
- Det genkendelige: Medarbejderne returnerer til kontoret til en klassisk 8-16 uge, som det var før pandemien. For nogle vil det give en tryghed at komme tilbage til noget genkendeligt, men det kræver, at alle medarbejderne vender tilbage, hvilket måske kan være svært at forestille sig for alle medarbejdertyper.
- Hybrid: Flere virksomheder har meldt en hybrid løsning ud og disse modeller har frem til nu været de mest gængse og foretrukne, da de giver fleksibilitet i forhold til at arbejde både fra arbejdspladsen og hjemme. En hybridløsning kan dog se meget forskellig ud fra virksomhed til virksomhed.
- Hybrid _ fastdefineret: En fastdefineret delt arbejdsuge hvor der kan arbejdes hjemme et bestemt antal dage og hvor resten skal være på arbejdspladsen. Det kan være en 2 hjemme / 3 arbejdsplads model, som er meget klassisk.
- Hybrid _ aktivitetsstyret: En aktivitetsstyret hybridmodel, hvor medarbejderne besøger kontoret, når de har brug for at samarbejde og hvor kontoret i højere grad fungerer som et socialt knudepunkt - det sted, folk tager hen for at mødes, socialisere og arbejde sammen. Medarbejderne har ikke en fast kontorplads og vi ser derfor, at antallet af arbejdsstationer er væsentligt reduceret i forhold til tidligere. Denne model stiller derimod krav til en aktivitetsbaseret indretning af de fysiske rammer.
- Fuldt fleksibelt / digital: Medarbejdere har en stor fleksibilitet og kan i stor grad strukturere sin arbejdsdag frit. De kan arbejde hjemmefra - eller hvor som helst de vil - og tæt på hvornår det passer ind i deres hverdag.
Uanset hvor I er i processen er der nogle bestemte ting, som I med fordel bør have fokus på for at etablere de bedste arbejdsrammer, der både forener jeres forretning og medarbejdernes nye arbejdsvaner og større bevidsthed om egne præferencer.
Kommunikér og definér tydelige spilleregler
Hvis I ikke allerede har gjort det nu, er det vigtigt, at I sørger for at gøre det meget klart for medarbejderne, hvilke arbejdsrammer de kan forvente fra nu af.
Medarbejderne har brug for tryghed, forventningsafstemning og klarhed, hvilket en tydelig kommunikation omkring valg af arbejdsmodel og hvorfor, kan understøtte. Meld klart ud og fortæl, hvorfor prioriteringen og arbejdsrammerne er, som de er. På den måde kan I mindske risikoen for, at medarbejderne bliver frustreret og utrygge, fordi de ikke ved, hvad de møder ind til og kan forvente fremover.
Det er meget vigtigt med klare retningslinjer og guidelines, så medarbejderne kender og forstår spillereglerne i den nye hverdag. Jo mere detaljerede guidelines, I kan dele med jeres medarbejdere, jo lettere vil det være for jeres medarbejdere at være medarbejder.
Acceptér at det vil tage tid
Det er væsentligt med en accept af, at det formentligt vil komme til at tage tid for de fleste virksomheder at finde ud af, hvordan de fremtidige arbejdsrammer helt præcist skal se ud, og hvad det bedste set up er hos jer. Jeres medarbejderes præferencer og behov skal naturligvis gerne afspejle sig i de rammer, I sætter op – og det skal samtidigt balanceres med respekt for de forretningsmæssige vilkår, så jeres virksomhed fortsat kan være leveringsdygtig, præstere på markedet og indfri forretningsmålene.
Det er vigtigt at huske på og acceptere, at det er de færreste virksomheder, der finder en model, som vil passe 100% til alle medarbejderes nye vaner, præferencer og behov. Der kan være medarbejdere på samme arbejdsplads som ønsker fuld fleksibilitet, mens andre er glade for at være kommet fysisk tilbage til arbejdspladsen. Vi ser derfor, at det har været - og stadig er -meget vanskeligt for den enkelte virksomhed at finde et set up, som gør alle medarbejdere tilfredse, hvilket igen gør kommunikationen meget vigtig.
En inkluderende kultur er vigtig, hvis medarbejderne skal fastholdes og nye tiltrækkes
Det er vores klare anbefaling, at I bør involvere medarbejderne så meget som muligt, hvis I vil facilitere en reboardingproces og definere en arbejdsmodel, som lykkes efter hensigten. I løbet af det seneste år, er medarbejderne i højere grad blevet bevidste om, hvor og hvordan de præsterer bedst, når de skal løse deres arbejdsopgaver, og det anbefaler vi, at I lytter til - det koster på top- og bundlinjen, hvis I glemmer jeres medarbejdere.
At lytte til jeres medarbejdere og have forståelse og respekt for de forskellige behov og præferencer bliver en afgørende faktor for virksomhedens tiltrækningskraft og evne til at fastholde deres medarbejdere fremover. Derfor er det også ekstra vigtigt, at I inkluderer jeres medarbejdere, når I - i fællesskab - skal finde frem til og udvikle på de nye og optimale arbejdsrammer i jeres virksomhed.
Hav en plan for reetablering af det kollegiale samarbejde
Når medarbejdere har været fysisk adskilt i så lang tid, som mange har været i denne sammenhæng, har det en uundgåelig effekt på relationerne og evnen til og måden der samarbejdes på. De virtuelle relationer har for flere medarbejdere i de seneste 1,5 år været de primære – eller eneste - relationer i løbet af en arbejdsdag.
Derfor er det vigtigt, at HR (og ledelsen) fokuserer på, at samarbejdsrelationerne bliver genfundet og støvet af nu hvor et fysisk samarbejde igen er en realitet for mange.
Langt hen ad vejen vil samarbejdsrelationerne automatisk blive styrket og finpudset i takt med mere fysisk fremmøde, men for nogen vil det alligevel være en stor udfordring at skulle genfinde det kollegiale samarbejde og der er måske nye ansatte i perioden, som endnu har til gode at møde deres kollegaer uden for den virtuelle verden.
For både nye som etablerede medarbejdere vil det være til stor gavn at blive hjulpet på vej med samarbejdsrelationerne. Det vil være optimalt at HR udarbejder en plan, der understøtter medarbejderne i denne proces, så det bliver nemmere at reetablere det kollegiale samarbejde på tværs af afdelinger. Her er tydelige spilleregler helt essentielle, da dette skal designes forskelligt afhængigt af valg af arbejdsmodel. Uanset model er det væsentligt at have klare forventninger til at medarbejderne også selv skal tage et ansvar og investerer tid i denne reetablering.
Evaluer og tilpas hvis nødvendigt
Vi kommer alle sammen til at blive klogere undervejs, hvorfor det kan være en god idé at evaluere på jeres arbejdsrammer i løbet af efteråret, hvorvidt det fungerer efter hensigten. Som nævnt er det vigtigt at acceptere, at der højest sandsynligt ikke er en one-size-fits-all model for, hvordan arbejdsrammerne skal se ud i fremover. I må derfor også forvente at skulle tilpasse og eventuelt tage hensyn til individuelle behov efter de første erfaringer og reaktioner, som har vist sig blandt medarbejderne.
Med tid kommer svar
Ingen ved på nuværende tidspunkt, hvad der vil være det bedste set up og hvilke arbejdsrammer, der fungerer bedst for den enkelte virksomhed. Derfor kan vi også forvente, at mange virksomheder vil afprøve, evaluere og diskutere forskellige strukturer og modeller i den kommende tid for at finde frem til, hvordan de nye normer skal være.
Hos Ennova sidder vi allerede nu og forbereder undersøgelser, som vil give os svar på, hvilke arbejdsmodeller, der har virket for de forskellige typer af virksomheder og medarbejdertyper samt, hvilken betydning det har for blandt andet medarbejdernes engagement, opfattelse af jobbet og arbejdspres – og ikke mindst medarbejderomsætning. Vi glæder os til meget snart at få mere viden om, hvad effekten bliver af dette.
