Akkurat nå er det mange virksomheter som må gjenetablere arbeidsplassen igjen, nå som de hjemsendte medarbeiderne returnerer – nå med nye vaner og tydeligere preferanser og behov i arbeidslivet enn tidligere. Mange av de virksomhetene vi er i dialog med her hos Ennova har allerede definert de nye arbeidsrammene, mens andre står midt i det, eller først nå skal starte. Uansett hvor dere er i prosessen, er tydelig kommunikasjon, fleksibilitet og inkludering av medarbeiderne avgjørende for hvor godt dere lykkes med å skape de optimale rammene i framtiden.
Akkurat nå er vi på vei til å starte et nytt kvartal der de fleste arbeidsplasser kan forvente at medarbeiderne fysisk kommer tilbake på arbeidsplassen. Etter en lang periode med en annen og ny organisering av arbeidsdagen, og måten arbeidsoppgavene har blitt løst på, har forskjellene og de individuelle preferansene for alvor kommet opp i lyset, og blitt tydeligere. Vi ser at medarbeiderne har blitt mye mer bevisste om når potensialet deres blir utnyttet best mulig i arbeidssammenheng. Derfor blir det vanskelig å se at medarbeiderne vil vendte tilbake til en arbeidsplass om ligner den de forlot.
Hvilken modell passer (best) til din virksomhet?
Svært mange virksomheter har jobbet med å definere nye normer for de framtidige arbeidsrammene, og allerede nå finnes det mange forskjellige modeller for den virkeligheten som medarbeiderne vil møte etter sommeren. Det kan være et kjent oppsett, en hybridmodell, en aktivitetsstyrt tilgang, full fleksibilitet eller et rent digitalt oppsett. Det er vanskelig å spå om det er den rette modellen dere har valgt, eller vil velge.
5 forskjellige typiske arbeidsmodeller
- Det gjenkjennbare: Medarbeiderne returnerer til kontoret for en klassisk 8–16 arbeidsuke, akkurat som før pandemien. For noen vil det være en trygghet å komme tilbake til noe velkjent, men det krever at alle medarbeiderne venter tilbake, noe som kanskje kan være vanskelig å forestille seg for enkelte medarbeidertyper.
- Hybrid: Flere virksomheter har varslet at det virker som en hybridløsning så langt har vært det foretrukne, siden denne vil gi de ansatte en fleksibilitet med tanke på jobbing både på arbeidsplassen og hjemme. En hybridløsning vil være svært forskjellig fra virksomhet til virksomhet.
- - Hybrid _ fastdefinert: En fastdefinert delt arbeidsuke der det er mulig å jobbe hjemme et bestemt antall dager, og hvor resten skal være på arbeidsplassen. Det kan f.eks. være modell med to hjemme / tre på arbeidsplassen, noe som er svært klassisk.
- Hybrid _ aktivitetsstyrt: En aktivitetsstyrt hybridmodell, der medarbeiderne besøker kontoret når de har behov for samarbeid, og der kontoret i en større grad fungerer som et sosialt knutepunkt – stedet der folk drar for å møtes, sosialiseres og jobbe sammen. Medarbeiderne har ikke fast kontorplass. og vi ser derfor at antallet arbeidsstasjoner er vesentlig redusert i forhold til tidligere. Denne modellen stiller derimot krav til en aktivitetsbasert konstruksjon av de fysiske rammene.
- Full fleksibilitet/digital: Medarbeiderne har stor fleksibilitet, og kan i stor grad strukturere arbeidsdagen fritt. De kan jobbe hjemmefra, eller hvor de vil – og tett når det passer inn i deres hverdag.
Uansett hvor dere er i prosessen er det enkelte ting dere med fordel bør ta med i betraktningene når dere skal etablere de beste arbeidsrammene. Rammer som forener virksomheten og medarbeidernes nye arbeidsvaner, og deres økte bevissthet om egne preferanser.
Kommuniser og definer tydelige spilleregler
Hvis dere ikke allerede har gjort det, er det viktig at dere sørger for at medarbeiderne har en tydelig forståelse for hvilke arbeidsrammer de kan forvente fra nå av.
Medarbeiderne har behov for trygghet, avstemning med forventningene og klarhet, noe en tydelig kommunikasjon rundt valg av arbeidsmodell, og hvorfor den er valgt kan bidra til. Vær tydelig og fortell hvorfor prioriteringene og arbeidsrammene er som de er. På den måten kan dere redusere faren for at medarbeiderne blir frustrerte og utrygge som følge av å ikke vite hva de kan forvente fra nå av.
Det er svært viktig at det er tydelige retningslinjer og føringer, slik at medarbeiderne kjenner og forstår spillereglene i den nye hverdagen. Jo bedre og detaljerte retningslinjene som deles med medarbeiderne er, desto lettere vil det være for dem å starte opp.
Aksepter at det vil ta tid
Det er viktig at det er en forståelse for at det vil ta tid å finne ut hvordan de fremtidige arbeidsrammene skal se ut, og hva den beste løsningen er hos dere. Preferansene og behovene til medarbeiderne skal selvsagt gjenspeiles i de rammene dere legger – og de skal samtidig respektfullt balanseres med de forretningsmessige vilkårene, slik at virksomheten fortsatt skal kunne levere, være konkurransedyktig på markedet og innfri de forretningsmessige målene.
Det er viktig at man husker, og aksepterer, at bare de færreste virksomheter vil kunne finne en modell som passer 100 % til de nye vanene, preferansene og behovene til medarbeiderne. Det kan være medarbeidere på samme arbeidsplass som ønsker full fleksibilitet, mens andre er glad for å ha kommet fysisk tilbake på arbeidsplassen. Vi ser derfor allerede nå, det har vært og fortsatt er) svært vanskelig for hver enkel virksomhet å finne et oppsett som gjør at alle medarbeidere blir tilfredse, noe som igjen gjør at kommunikasjonen er svært viktig.
En inkluderende kultur er viktig hvis medarbeiderne skal beholdes, og nye rekrutteres
Vår klare anbefaling er at dere bør involvere medarbeiderne så mye som mulig hvis dere ønsker skape en prosess for overgangen, med en definert arbeidsmodell som vil fungere etter hensikten.
I løpet av det siste året har medarbeiderne i høyeste grad blitt klar over hvordan de presterer best til sine arbeidsoppgaver, og vi anbefaler at dere lytter på det de har å si - det koster på topp- og bunnlinjen når du glemmer dine medarbeidere.
Det å lytte til medarbeiderne, og ha forståelse og respekt for deres forskjellige behov og preferanser, blir en avgjørende faktor for virksomhetens tiltrekningskraft, og evnen til å beholde medarbeiderne fremover. Derfor er det ekstra viktig fra nå av, at dere inkluderer medarbeiderne når dere, i fellesskap, skal finne og utvikle de nye og optimale arbeidsrammene i virksomheten.
Ha en plan for gjenetablering av det kollegiale samarbeidet
Når medarbeiderne har vært fysisk skilt fra hverandre over så lang tid, vil det være uunngåelig at det påvirker relasjonene, og evnen til samarbeid, eller måten det samarbeides på. De virtuelle relasjonene har for flere medarbeidere vært de primære for det siste 1,5 årene – eller de eneste – i løpet av arbeidsdagen.
Det er derfor viktig at HR (og ledelsen) fokuserer på at samarbeidsrelasjonene blir funnet igjen, og tørket støv av, nå som fysisk samarbeid igjen er en realitet for mange.
Stort sett vil samarbeidsrelasjonene automatisk blir styrket og finslipte i takt med økende fysisk fremmøte, men for enkelte vil det likevel være en stor utfordring å finne tilbake til det kollegiale samarbeidet. I tillegg kan det ha kommet til nye ansatte i løpet av perioden som ennå ikke har møtt sine kollegaer i den virkelige verden.
For både nye og etablerte medarbeidere vil det være stor fordel at de blir hjulpet med samarbeidsrelasjonene. Det vil være optimalt hvis HR utarbeider en plan som støtter medarbeiderne i denne prosessen, slik at det blir enklere å gjenetablere det kollegiale samarbeidet på tvers av avdelinger. Her vil tydelige spilleregler være essensielle, da de må utformes på forskjellig vis ut fra valgt arbeidsmodell. Uansett hvilken modell som velges er det vesentlig at det er legges klare forventninger om at medarbeiderne selv skal ta ansvar, og bruke tid på denne gjenetableringen.
Evaluer og tilpass hvis nødvendig
Vi vil alle bli en del klokere underveis, og derfor er det en god idé at det gjennomføres en evaluering av arbeidsrammene i løpet av høsten, og se om det fungerer etter hensikten. Som nevnt er det viktig at det aksepteres at det med stor sannsynlighet ikke finnes noen «one size fits all»-modell som styrer hvordan arbeidsrammene skal se ut i fremtiden. Dere må derfor også forvente at det må gjennomføres tilpasninger og tas hensyn til individuelle behov også etter at de første erfaringene og reaksjonene kommer fra medarbeiderne.
Med tiden kommer svaret
Ingen vet for øyeblikket hva det beste oppsettet er, og hvilke arbeidsrammer som vil fungere best for hver enkelt virksomhet. Derfor kan vi også forvente at mange virksomheter vil prøve ut, evaluere og diskutere de forskjellige strukturene og modellene fremover, for å se hvordan de nye normene skal være.
Her hos Ennova sitter vi allerede nå å forbereder undersøkelser som vil gi oss svar på hvilke arbeidermodeller som har virket for forskjellige virksomheter og medarbeidertyper, samt se hvilken betydning det blant annet har for medarbeidernes engasjement, oppfattelse av jobben og arbeidspresset – og ikke minst rotasjonen av ansatte. Vi gleder oss til å ha en bedre kunnskap om hva effekten av dette blir.
