"Vi måste bli bättre på att kommunicera strategi och mål. Vi måste höja ledarskapskvaliteten och cheferna måste bli bättre på feedback!" Det här är vanliga utmaningar många företag står inför när vi diskuterar vad som är viktigt för att få mer engagerade medarbetare som också vill stanna och utvecklas på företaget. Det finns oändligt mycket forskning på sambandet mellan engagerade medarbetare och företagets ekonomiska resultat. De flesta ledningsgrupper förstår att det är viktigt, men den stora utmaningen är att hitta verktygen för att lyckas.
Hösten 2015 skrev jag en artikel på motivation.se, där jag lyfte frågan om det finns en universalformel för att säkerställa arbetsglädje, ledarskapskvalitet och lärande i en tid när förändring är normen. Var femte svensk medarbetare sökte da aktivt andra jobb och det svenska ledarskapet ansågs medelmåttigt i ett globalt sammanhang. Och bilden ser densammat ut idag.
Den röda tråden är otydlighet i alla led. Otydlighet i att förstå företagets strategi och mål, otydlighet i chefens roll är och otydlighet i vad som förväntas av var och en.
Men finns det då en universalformel? Finns det några magiska nycklar vi kan använda för att låsa upp problemet? Jag menar att det finns det. En av nycklarna är effektiv internkommunikation.
Effektiv internkommunikation bidrar till engagerade medarbetare som förstår och arbetar i linje med övergripande mål och strategier, ger nöjdare kunder och bidrar till företagets ekonomiska resultat.
Men för att lyckas i internkommunikationen så måste vi börja med att reflektera till hur vi använder feedback. Feedback är nämligen ett av de viktigaste kommunikationsverktygen. Det kan användas i syfte att identifiera styrkor och svagheter, utveckla chefer och medarbetare samt åtgärda problem.
utan feedback blir kommunikation information
Hur hänger internkommunikation och feedback ihop? Vi börjar grundläggande med vad kommunikation betyder. "Kommunikationär" är ett utbyte av tankar och idéer mellan människor för att uppnå en förståelse." Kommunikation är alltså en dialog i syftet att uppnåförståelse.
För att vara säker på att man har förstått så krävs någon form av reflektion av budskapet. Det är här feedback kommer in i bilden. Feedback är helt enkelt endialogmellan människor som reflekterar tillbaka hur en person ser på någons beteende eller prestation. Feedback är därför fundamental för att skapa en effektiv tvåvägskommunikation. Utan feedback blir kommunikationen istället information.
Feedback är därför huvudkomponenten i kommunikationsprocessen då den ger avsändaren möjlighet att analysera effektiviteten av budskapet. Det hjälper avsändaren att säkra att mottagaren har tolkat budskapet korrekt. Följaktligen är feedback en nödvändig beståndsdel i kommunikationen för att skapa förståelse.
feedback nödvändig för att lyckas med intern kommunikationen
Många gånger ses internkommunikation som ett budskap från ledningen och nedåt i verksamheten, via chefer till medarbetare. Men det handlar då ofta bara om information och inte kommunikation.
Om vi vill att medarbetarna ska förstå syftet med vad som "kommuniceras" måste vi börja med att förklara "varför" och även lyssna in chefernas och medarbetarnas reflektioner. Först då vet vi om budskapet har uppfattats rätt. Att fokusera på feedback i internkommunikationen säkrar gemensam förståelse för budskapet. Det lägger även ansvaret på både chefer och medarbetare att reflektera och känna sig delaktiga för att ta ett medansvar.
I dagens förändringssamhälle är feedback nödvändig för att skapa ett positivt arbetsklimat där medarbetarna känner sig delaktiga i förändringarna och skapar även förståelse och trygghet. Det ger möjlighet till medarbetarna att bidra med idéer för att skapa ett innovationsklimat och på så sätt ta tillvara medarbetarnas kunskap och kompetenser.
chefen har en viktig roll
Den viktigaste kommunikationskanalen är därför cheferna. De är närmast medarbetarna i det dagliga och det handlar om att lyckas bryta ned övergripande strategier och mål till den enskilde medarbetaren.
Medarbetaren måste förstå "varför", vilket värde det har för denne, och vad som krävs för att bidra till de gemensamma målen. Och det är cheferna som bäst kan förklara hur arbetsuppgifterna hänger ihop med strategiska målsättningar.
Det handlar om att se feedback som effektivt lyssnande, man får svar på om medarbetarna förstått och signalerar att dennes input är viktigt. Det i sin tur skapar motivation och delaktighet. Feedback är en av hörnstenarna för att utveckla och är även en form av lärande, och bidrar till mer motiverade medarbetare. De upplever att de blir sedda, att deras arbete är viktigt och att det då känns roligt att gå till jobbet. Men feedback går i bägge riktningar. Chefen behöver också kunna hantera feedback från medarbetarna på ett konstruktivt sätt. Och för bägge parter så handlar det om att inte enbart lyssna och förstå, utan också ev. agera och kanske även förändra ett beteende.
För ledningen är det därför viktigt att vara konkret med mål och syfte för kommunikationen och vad som förväntas av cheferna. Det handlar om att ha chefer som fungerar som interna ambassadörer, vilket innebär att företagen måste satsa mer på att ge cheferna stöd att utvecklas i sitt ledarskap.
Här ligger en stor utmaning men också enorma vinster för våra svenska företag att genom feedback skapa ett effektivt internkommunikationsklimat för att nå framgång! Om det lyckas så kan den röda tråden istället bli tydlighet i alla led. Tydlighet i att förstå företagets strategi och mål, tydlighet i chefens roll är och tydlighet i vad som förväntas av var och en.
Det är en nyckel till framgång.
