Flera CxO:er bland våra kunder bekräftar att C19 påskyndade deras digitala omställning. Även de mest framsynta som höll på att experimentera med hybrid organisering och WFA (work from anywhere) berättar att C19 har gjort att deras långsiktiga tidsplaner har ”snabbspolats”.
I den här situationen blir HR fångat i korselden då de plötsligt upplever förväntningar, särskilt från cheferna, om att vara verksamhetens experter inom ämnet. Det är fantastiskt när HR bjuds in till att bidra utifrån ett konkret affärsmässigt behov. Samtidigt är det en otacksam position eftersom både praktiska erfarenheter och forskningen, av naturliga orsaker, är på ett mycket tidigt stadium när det handlar om att belysa hur ett dilemma som det som beskrivits ovan hanteras bäst.
Denna artikel rustar dig inom HR så att du kan skapa framtidens arbetsplats med hemarbete i rätt balans, som skapar motivation och lojalitet. Samtidigt förespråkar vi ett skifte vad gäller tänkesätt, från fokus på tid till fokus på värde.
Hemarbete: Fest eller pest?
Över en natt blev vi tvingade ut i ett globalt experiment med hemarbete, och de individuella preferenserna blev snabbt tydliga. Kanske tyckte du om den ostörda fördjupningen? Den extra tiden med familjen på morgonen? Kanske saknade du dina kollegor och den stämning som brukade råda på kontoret? Kanske kan du känna igen både de tidsmässiga vinsterna och avsaknaden av den sociala aspekten.
I Ennovas studier, som undersöker hemarbete under C19 i Norge, Sverige och Danmark bland 1 001 respondenter, kan vi se att hemarbete har kommit för att stanna. 90 % vill arbeta hemma minst 1 dag. 45 % av medarbetarna föredrar 3+ hemarbetsdagar i veckan. Dessa tendenser stöds av liknande globala undersökningar (Alexander, De Smet, Langstaff & Ravid, 2021).
Det är med andra ord otvivelaktigt så att en stor del av den globala arbetsstyrkan har fått smak för kaffet på hemmakontoret.
Men lyckan är inte gjord genom att vi sparar in på lokalkostnaderna och skickar iväg alla till hemmakontoren. De medarbetare som har varit vana vid att arbeta 3 dagar eller mer hemifrån innan C19 vill nu ha mindre hemarbete. Vi ser mindre skillnader i detta utifrån ålder och anställningstid (Ennova Nordic Panel, 2021). Det verkar därför som att den perfekta balansen ligger kring 3 hemarbetsdagar. Pusslet med hemarbete handlar dock om mer än bara tal.
Relationerna har varit satta under press. Medarbetarna ska finna sig tillrätta i nya hybrida personalsammansättningar (NFA, 2021), och chefer ska i högre grad skapa resultat genom andra – via en skärm (Bäckström & Berg, 2021). Det blir därför avgörande att hitta den rätta balansen mellan hänsynen till arbetsgemenskapen och den enskilde medarbetarens preferenser.
Omkring 30 % skulle överväga att byta jobb om de blev ombedda att gå tillbaka till ”fully on-site” (Alexander et al., 2021). Så titta till höger i ditt team, titta till vänster och titta på dig själv. Statistiskt sett kommer en av er att överväga att söka sig nya utmaningar om företagsledningen fastnat i historiens kvicksand och insisterar på mantrat från den industriella eran: Jag ser dig, alltså arbetar du. Ett antagande av ledningen som bygger på misstro.
Framtidens företagsledningar kastar (förhoppningsvis) bort sitt kassettband med mantrat och ersätter det med följande aktuella och tillitsbaserade antagande: Jag har anställt en kompetent och engagerad medarbetare, gett dig ett tydligt syfte och goda förutsättningar för att lyckas. Därför arbetar du.
Valet skapar motivation och lojalitet
Vilka medarbetare är mest motiverade: De som arbetar på kontoret eller hemma? Denna fråga har vi fått åtskilliga gånger under de senaste åren. Vi ska dock vända på frågan.
Som diagrammet nedanför visar är det mer avgörande att medarbetarna har inflytande över hur de arbetar, än om de arbetar på kontor, hemma eller någon annanstans. Det är själva valet som höjer medarbetarens motivation (McGregor & Doshi, 2020).
Data från Ennova Nordic Panel 2021 visar också att motivationen ökar om medarbetaren har stort inflytande över valet, men visar även att detsamma gäller lojaliteten för verksamheten, som handlar om trofasthet (vill du vara en del av verksamheten om 2 år?) samt dedikation (är du beredd att jobba hårt då chefen ber om det?).
Flera större verksamheter har redan valt att fastställa riktlinjer om x antal dagars hemarbete. Även på bestämda dagar på vissa ställen. Detta genererar så klart besparingar för hyra och driftskostnader, men om syftet först och främst är att tillgodose medarbetarnas önskemål så är knappast en starkt centraliserad lösning optimalt.
Sträva därför efter att i största möjliga mån få ett lokalt bemyndigande i frontlinjen, så att de med starkast anknytning till vardagens dagliga uppgifter kan värdera huruvida de aktuella arbetsuppgifterna lämpar sig bäst för kontoret, hemmet eller någon annan plats. På så sätt tryggar du största möjliga motivation och lojalitet.
Är du på arbetet, eller arbetar du?
Telefonen ringer medan du försöker skriva ett mejl. Det är svärmor, så du svarar naturligtvis. Tidigare hade du kanske svarat: jag är på arbetet, men i framtiden kommer du snarare att svara: jag arbetar.
Förståelsen av arbetet som en plats vi ÄR på, har ändrats till en aktivitet. Alltså något vi GÖR. I takt med att tidsschemat 8–16 försvinner så sker i vissa verksamheter ett uppfriskande skifte från fokus på tid till värde.
En stor del av de slags jobb som kan genomföras på distans kan beskrivas som kunskapsarbete. Här finns det ingen mening med att räkna timmar och minuter och på ett magiskt vis sluta på 7,4 timmar varje dag. Jovisst, om förhållandet mellan den tid du använder och det värde du skapar är linjärt positivt, men låt oss vara ärliga. Är alla de minuter och timmar du bidrar med lika värdeskapande för er verksamhet? Och är dina möjligheter till att bidra med värdeskapande jämnt fördelat under dagen, alla dagar i veckan? Knappast.
Den typen av tidsfixering är meningsfull i enklare och repetitiva arbetsuppgifter, där den extra tiden enkelt omsätts till motsvarande extra värde. Busschauffören kan köra en till rutt. Städaren kan städa en våning till. Arbetaren vid löpande bandet kan producera x ytterligare enheter.
Inom kunskapsarbete används ofta tid på ett ganska oreflekterat sätt som länk till värdeskapande. Men tänk om jag lägger ner fler timmar än de flesta för att jag är ineffektiv? Ostrukturerad? Ofokuserad? Eller om jag genomför uppgifter som kan verka brådskande, men som egentligen inte är särskilt viktiga för verksamheten?
Framtidens vinnare är bättre på att tänka på arbete som en värdeskapande aktivitet, snarare än som den mängd fysisk närvaro på kontoret man kan uppbåda.
Kort sammanfattat visar globala undersökningar att de flesta vill ha hemarbete i större eller mindre omfattning. För att säkerställa högsta möjliga motivation och lojalitet ska medarbetarna själva ha inflytande över valet kring hemarbete eller ej. Betrakta arbetet som värdeskapande – att det utgörs av värde för organisationen i stället för att det är en tidsbaserad aktivitet som utgörs av mängden fysisk närvaro.
Ursprungligen publicerat i tidskriften ’HR Guiden’ februari, 2022 – av Dansk HR
Källor och kompletterande läsning:
Alexander, A., De Smet, A., Langstaff, M. & Ravid, D. (2021). What employees are saying about the future of remote work. McKinsey & Company.
Bäckström, S. S. & Berg, L. G. (2021). Forbliv menneskelig i en teknologidrevet verden.
HR chefen, danskhr.dk.
Due, H. M. (2021). Mere stress, flere møder og mindst lige så mange arbejdsopgaver. Lederstof.dk.
Due, H. (2020). Psykologer: Ansatte i knæ efter måneders corona-hjemmearbejde. A4 arbejdsliv.
Due, H. (2020). Dilemma: Skal du tage på arbejde eller blive hjemme på grund af coronavirus? A4 arbejdsliv.
Ennova Nordic Panel (2021).
Hilstrøm, C. (2020). Guide: Sådan arbejder du mest optimalt hjemmefra. Berlingske.
Kehlet, K. (2020). Glansbilledet af hjemmearbejde krakelerer – flere bliver ensomme og depressive. Berlingske.
McGregor, L., & Doshi, N. (2020) How to Keep Your Team Motivated, Remotely. Harvard Business Review.
NFA (2021). Mental Sundhed og Arbejdsfællesskabet under coronakrisen (MESA). Coronatrivsel.dk.
