Som chef undrar du kanske hur du på bästa sätt kan använda data från din engagemangsundersökning för att skapa värde för ditt team. Datans verkliga värde ligger i den dialog som den skapar. Det innebär att sättet på vilket du och ditt team arbetar med datan för att förstå den är avgörande för att kunna omvandla datan till meningsfulla åtgärder.
I den här artikeln kommer jag att berätta om hur du kan använda data från din engagemangsundersökning på ett effektivt sätt genom att följa dessa fem steg:
1. Skapa ett inkluderade engagemang för diskussioner om resultaten.
2. Identifiera och prioritera områden som behöver förbättras.
3. Utarbeta en plan för hur problemen ska lösas.
4. Kommunicera planen på ett tydligt och öppet sätt.
5. Övervaka framstegen och justera vid behov.
Och kom ihåg att data endast är utgångspunkten. Det avgörande är vad du gör med datan. Det är viktigt att fokusera på att skapa en ”rättvis process” i alla steg. Syftet med en rättvis process är att skapa ett inkluderande engagemang och att vara tydlig angående beslut. När du inkluderar ditt team i förändringsprocessen uppnår både organisationen och teamet bästa möjliga resultat och får en positiv förändringsprocess eftersom medarbetarna fått chans att utforma inriktningen.
Varför har vi data överhuvudtaget?
Som chef kanske du undrar vilken roll data spelar när det gäller att engagera teamet. Svaret är att data är ett värdefullt verktyg som lägger grunden för en dialog. Den kan hjälpa dig att leda samtal och sätta upp gränser som gör att teamet rör sig i rätt riktning.
Det är dock viktigt att komma ihåg att data inte kan jämföras med en direktsänd satellitbild. En bättre jämförelse är en analog karta över engagemangets landskap. Den kan vara bra att använda som vägledning, men det är viktigt att komma ihåg att terrängen är dynamisk och att du kan stöta på oväntade utmaningar. Där kan du använda de fem tipsen och kunskapen om hur du skapar en rättvis process när du vägleder ditt team baserat på data.
Fem viktiga tips för dig som chef:
1. Skapa ett inkluderade engagemang för diskussioner om resultaten
Av flera olika skäl är det viktigt att skapa ett säkert och öppet diskussionsklimat för samtal om resultaten från en undersökning av medarbetarupplevelsen. För det första ger det medarbetarna möjlighet att uttrycka sina uppriktiga åsikter och känslor utan rädsla för repressalier. När medarbetarna känner sig trygga med att dela med sig av sina perspektiv får du en mer korrekt bild av deras upplevelser. Det kan i sin tur kan leda till effektivare lösningar och tydligare förväntningar mellan dig och dina medarbetare.
För det andra uppmuntrar ett inkluderande engagemang till dialog och främjar en känsla av samarbete och deltagande bland medarbetarna. Genom att delta i en tvåvägskommunikation visar du medarbetarna att du vill ta del av och förstå deras feedback. Medarbetarnas känsla av delaktighet är viktig när en rättvis process ska utformas. Detta kan i sin tur bygga tillit, förbättra kommunikationen och stärka den övergripande teamdynamiken.
Till sist kan skapandet av ett säkert och öppet klimat bidra till att motverka negativa känslor som kan uppstå till följd av undersökningsresultaten. Ibland kan det kännas svårt att höra negativ feedback men genom att skapa ett säkert, transparent och öppet klimat kan du hjälpa medarbetarna att bearbeta och förstå resultaten på ett konstruktivt sätt. Detta kan leda till en mer positiv inställning och en större vilja att arbeta för att hitta lösningar.
2. Identifiera och prioritera områden som behöver förbättras
Genom att identifiera och prioritera områden som behöver förbättras säkerställer du att du drar nytta av dina undersökningsresultat. Utan en tydlig förståelse för ditt teams svårigheter kan det vara besvärligt att implementera effektiva lösningar som leder till verklig förändring.
Genom att analysera undersökningsdatan och identifiera områden som behöver förbättras kan du prioritera vilka frågor du ska ta itu med först. På så sätt kan du fokusera dina resurser och insatser på de mest betydande behoven, i stället för att sprida ut dem.
När du prioriterar förbättringsområden visar du dessutom ditt team att du tar deras feedback på allvar och att du är fast besluten att lösa deras problem.
Ibland fokuserar sig medarbetarna på frågor eller förhållanden som du inte kan påverka. Förklara vilka omständigheter du kan förbättra och tala om vilka förhållanden du inte kan påverka. Om ditt team redan i början av samtalet får förståelse för vad som är möjligt att förbättra och vad som inte är möjligt att förbättra så kan du spara mycket tid i det här steget när dina fokusområden ska identifieras och prioriteras. Detta kommer att skapa en rättvis process med ett mer transparent beslutsfattande som skapar förtroende för ledningens beslut.
Genom att facilitera en rättvis process när du prioriterar fokusområden kan du öka teamets moral och engagemang genom att visa att de får sin röst hörd och att du arbetar aktivt för att förbättra de förhållanden som du kan påverka.
3. Utarbeta en plan för hur problemen ska lösas
Utan en tydlig åtgärdsplan kan det vara svårt att göra meningsfulla förbättringar som inriktar sig på de identifierade problemens grundorsaker.
När du utarbetar en plan är det viktigt att involvera dina medarbetare i processen. Genom att involvera ditt team i planeringsprocessen kan du få värdefulla insikter och perspektiv som kan hjälpa till att säkerställa att lösningarna är effektiva och hållbara. Fokus på öppenhet och delaktighet skapar en rättvis process och medarbetarna får en mer positiv inställning till ledningens förmågor och förtroende för ledningens beslut.
När medarbetarna känner sig involverade i processen kan det bidra till ett ökat engagemang från deras sida. Då blir de mer benägna att dela med sig av kunskap och känner sig motiverade att implementera de utarbetade lösningarna.
Det är också viktigt att sätta upp tydliga mål och tidsramar för att genomföra de utarbetade lösningarna. Detta kan hjälpa dig och ditt team att ta ansvar för att ni gör framsteg mot de önskade resultaten. Dessutom kan du säkerställa att dina lösningar är effektiva och hållbara på lång sikt genom att regelbundet kontrollera framstegen och vid behov justera tillvägagångssättet.
4. Kommunicera planen på ett tydligt och öppet sätt
När du har bestämt dig för ett antal utvecklingsområden och planerat för hur de ska förbättras är nästa steg kommunikation. När planen ska kommuniceras är det viktigt att den kommuniceras i enlighet med den rättvisa processens tre principer. Det gör du genom att förklara det logiska resonemanget bakom varje beslut och hur det kommer att lösa de specifika problem som identifierats.
Öppenhet är ledordet när du kommunicerar planen. När du väl har fattat ett beslut är det bra om du förklarar hur du kom fram till det så att alla förstår målen, tidsramarna och förväntningarna. Var ärlig och uppriktig om eventuella utmaningar eller begränsningar som kan uppstå under processen. Detta kommer att skapa tydliga förväntningar på hur ni ska gå vidare och hur förändringarna påverkar medarbetarna. Gör det underförstådda tydligt och beskriv vad som kommer att upplevas som annorlunda och utmanande.
5. Övervaka framstegen och justera vid behov
Det sista steget i att säkerställa att de utarbetade lösningarna är effektiva och hållbara är att övervaka framstegen och justera vid behov. Det är viktigt att regelbundet kontrollera och gå igenom framstegen för att försäkra sig om att ni utvecklas mot de mål som anges i planen.
Vid dessa kontroller är viktigt att involvera teamet och vara lyhörd för feedback. Medarbetarna kan ha värdefulla insikter och perspektiv som kan bidra till att vidareutveckla och förbättra de utarbetade lösningarna.
Om planen behöver justeras är det viktigt att kommunicera dessa ändringar till medarbetarna i enlighet med principerna för en rättvis process. Detta kan hjälpa dig att se till att alla hänger med och öka engagemanget för processen.
Slutsats
Sammanfattningsvis är genomförandet av en medarbetarundersökning bara början. Datans verkliga värde ligger i hur du och ditt team arbetar med den för att skapa förståelse och sedan använder den till att skapa positiva förändringar. Genom att följa de fem tipsen i den här artikeln kan du använda undersökningsdata för att genomföra åtgärder och skapa verkligt värde för ditt team och din organisation.
