HR-funktioner i allt fler verksamheter har påbörjat en resa för att etablera och använda people analytics – som ett svar på att göra HR mer datadrivet och i ett försök att kombinera HR-aktiviteter och beslut närmare topp- och bottenlinjen.
People analytics är mångfacetterat. Här kommer jag endast att förhålla mig till ett av de många områden där HR-analyser kan flytta verksamheten från en nivå till nästa.
Span of control
Föreställ dig en verksamhet som vill minska antalet chefer eftersom de vill ha en plattare och mer agil organisationsstruktur. Samtidigt vill de sänka kostnaderna genom att spara in lönerna till en rad chefer.
Verksamheten vill med andra ord förändra sitt span of control, det vill säga hur många medarbetare som cheferna leder.
Det kan absolut vara ett klokt beslut att arbeta med span of control. Men får åtgärden även negativa konsekvenser som verksamheten bör vara uppmärksam på?
Här kan HR-fakta ge insikter så att ledningen kan fatta ett mer intelligent beslut baserat på ett mycket bättre underlag.
Undersök konsekvenserna i förväg
Den mest uppenbara konsekvens som du inte behöver analyser för att kunna se, är att de kvarvarande cheferna får fler medarbetare att ansvara för.
Men det är mindre tydligt hur detta påverkar medarbetarnas trivsel och produktivitet och därmed även verksamhetens topp- och bottenlinje.
På Ennova har vi gjort ett antal analyser av span of control tvärs över mer än 12 000 team över hela världen. Ett par övergripande slutsatser är:
- Ju fler medarbetare som chefen leder, desto lägre bedömning – i synnerhet närmaste chef och högsta ledning
Ju större team desto lägre engagemang och vilja att rekommendera arbetsplatsen till andra (eNPS)
Span of control
Synliggör de mer komplexa sambanden
När vi kikar lite närmare på siffrorna, är det dock betydligt mer differentierat än så.
Vissa specifika chefstyper kan nämligen mycket väl hantera ett stort span of control. Exempelvis, har vi i flera verksamheter sett att chefer för kundnära team mycket väl kan hantera fler än 15 medarbetare och ändå få bra chefsbetyg, och fortfarande ha ett stort engagemang i teamet.
Omvänt är ett lägre span of control mer optimalt för vissa medarbetargrupper, exempelvis talanger. Förklaringen är bland annat att denna typ av medarbetare kräver mer individuell feedback och närmare fokus för att stödja utvecklingen. Detta sätter en naturlig gräns för hur många medarbetare chefen hantera.
Ett tredje element som gör bilden ännu mer komplex är att verksamheter har olika möjligheter att hantera span of control.
Vissa verksamheter kan hantera att ha större team. Deras chefer är helt enkelt bättre rustade för att hantera de utmaningar som ofrånkomligen uppstår med fler medarbetare i teamet.
Span of control-analyser har en stark business case
Det ger alltså en ovärderlig insikt i konsekvenserna för medarbetarnas engagemang att analysera de specifika förhållandena i din organisation. Och engagemanget är en faktor som har avgörande betydelse för topp- och bottenlinjen.
Från en rad globala analyser vet vi nämligen att engagemanget har en stark koppling till risken för frivilliga uppsägningar. Ju lägre engagemang i ett team, desto större är risken att dina medarbetare säger upp sig.
Detta drabbar naturligtvis verksamhetens topp- och bottenlinje – i synnerhet om det är nyckelmedarbetare och talanger som säger upp sig. Rekrytering och onboarding av nya medarbetare är resurskrävande. Samtidigt uppstår det ofta ett glapp i leveranskapaciteten innan den nya medarbetaren är helt integrerad.
Därmed har span of control-analyser ett berättigande även ur ett people analytics-perspektiv, där premissen är kopplingen till business outcome.
Varje organisation behöver en egen analys
Följaktligen är slutsatsen att det inte finns ett enda optimalt span of control. Sammanhanget är helt avgörande för hur många medarbetare som cheferna rimligen kan hantera.
Det har exempelvis inverkan ifall chefen är extrovert eller introvert. Som nämnt kräver team med många talanger ett mindre span of control. Det spelar även in ifall teamet består av medarbetare med lång anställningstid och om medarbetare är mer eller mindre självgående.
Därför kan alla verksamheter dra nytta av att utföra span of control-analyser. Den kontext som cheferna arbetar i, är unik och specifik. Därför är det nödvändigt att undersöka hur du hanterar span of control på ett optimalt sätt i hela din organisation.
